L'azienda
Certiquality: certificazioni, formazione e ispezione
Certiquality nasce nel 1989 quando Federchimica e Assolombarda decidono di fondare un Organismo di Certificazione, specializzato nella Certificazione dei Sistemi di Gestione Aziendale per la Qualità, l’Ambiente e la Sicurezza. Certiquality è impegnata anche in materia di Sicurezza delle Informazioni, nelle Certificazioni di Prodotto e in materia di Sostenibilità, oltre che in attività di ispezione e di erogazione della formazione.
L’attività di certificazione viene svolta a favore di aziende private e pubbliche di settori e dimensioni differenti. Certiquality è un Organismo accreditato dall’Ente Nazionale Accredita e notificato a livello europeo per la marcatura CE dei dispositivi medici e dei prodotti da costruzione; aderisce inoltre alla Federazione CISQ e al circuito internazionale IQNET (International Certification Network).
L'esigenza
ASSICURARE LA CORRETTA GESTIONE DELLA COMPLIANCE INTERNA
Obiettivo di Certiquality è quello di assicurare la massima conformità di ogni attività e processo interno. L’esigenza prioritaria e puntuale è quello di poter gestire le Non Conformità in modo efficace e controllato.
La definizione delle esigenze, l’individuazione delle tecnologie idonee e del modello di implementazione (On premise o Cloud) e, non meno importante, la scelta del Fornitore, sono aspetti fondamentali per il successo del progetto.
Tutte queste attività sono state coordinate dal Dott. Mario Moroni, direttore IT e responsabile dell’innovazione di Sviluppo Chimica SpA, società di Federchimica e fornitore di servizi IT alle società del gruppo, che ha individuato in Klan.IT il partner giusto per il conseguimento degli obiettivi di progetto.
Klan.IT ha fornito la tecnologia di Base (Adiuto EDM e BPM), la digitalizzazione dei processi di interesse di Certiquality e l’infrastruttura per una gestione in Cloud della piattaforma implementata.
RIDURRE IL RISCHIO DI ERRORI
Complessità e compresenza di interlocutori interni ed esterni possono esporre un’organizzazione come Certiquality a rischio di errori o di una gestione poco efficiente dei processi. La tecnologia, in questi casi, è un aiuto necessario per raggiungere i migliori risultati.
SEMPLIFICARE IL PROCESSO DI COMPLIANCE
Il processo di gestione della compliance interna può essere complesso e articolato, poiché richiede diversi passaggi, il coinvolgimento di molte persone e l’archiviazione di documenti. L’obiettivo è semplificare, senza venir meno a quanto richiesto dall’Ente Regolatore.
VELOCIZZARE LA GESTIONE
La gestione della compliance aziendale può richiedere tempo, con azioni da pianificare, responsabilità da assegnare e attività da compiere e registrare opportunamente entro le scadenze programmate. Ridurre i tempi, senza perdere in qualità e precisione, è importante.
La soluzione
UNA SOLUZIONE IN CLOUD PER LA COLLABORAZIONE E LA GESTIONE DEI FLUSSI
Per rispondere alla necessità di Certiquality Klan.IT ha sviluppato una soluzione in Cloud che permettesse di gestire una soluzione in Cloud che permettesse di gestire digitalmente tutto il flusso relativo al processo di gestione della compliance.
L’utilizzo del sistema informativo in Cloud implementato da Klan.IT offre sicurezza, accessibilità e un tempo di Go Live ridotto, grazie anche alla possibilità di gestire lo start-up in chiave modulare.
Tra i punti di forza della soluzione sviluppata, inoltre, spicca sicuramente la semplicità di utilizzo e la possibilità di utilizzare i moduli e la documentazione esistente.
L’impatto sull’operatività è stato minimo in termini di modifiche ai processi, ciò che si è fatto è stato semplicemente digitalizzare quanto in essere, mettendo a disposizione dell’azienda tutte le potenzialità della nuova tecnologia. La soluzione implementata ha sfruttato le tecnologie Adiuto EDM per la gestione documentale e Adiuto BPM per la digitalizzazione del processo di gestione delle Non Conformità.
Il sistema è attualmente gestito dalla funzione responsabile degli aspetti regolatori in Certiquality, che può gestire in chiave digitale tutto il flusso. Dalla registrazione della Non Conformità, all’assegnazione delle responsabilità, fino al monitoraggio delle azioni intraprese e alla successiva chiusura, non si perde mai il focus su quanto in atto e tutto il processo è sotto controllo.
I risultati raggiunti
MAGGIOR CONTROLLO DEL PROCESSO E DEI FLUSSI INFORMATIVI
La gestione digitale della compliance aziendale interna ha permesso a Certiquality di aumentare il controllo dei processi, con la possibilità di avere sempre la consapevolezza di “chi è impegnato in cosa”. Il flusso prevede un susseguirsi di step, che permettono di monitorare la genesi di ogni azione e attività, caricare e gestire documenti, registrare soluzioni ed efficacia delle stesse.
I principali vantaggi ottenuti, tra cui anche una maggior rapidità nel fornire risposte agli Enti di Accreditamento e Notifica in merito alle eventuali Non Conformità rilevate, derivano anche dal fatto che la soluzione implementata è stata cucita su misura per le esigenze evidenziate dall’azienda. In questo modo, inoltre, si è trovata risposta alle esigenze di accounting delle attività e si è favorita al massimo la collaborazione delle varie persone coinvolte. I tempi e il rischio di errori, ora, sono notevolmente ridotti.
