Le non conformità sono criticità o deviazioni rispetto a quanto pianificato o previsto, sia in ottica di obiettivi definiti, che di requisiti richiesti per un processo, l’erogazione di un servizio o un prodotto. La gestione delle non conformità è un’attività che interessa tutte le aziende, al di là della loro dimensione o del settore di attività. Chiaramente, nelle realtà più complesse, il processo richiede particolare attenzione e una corretta standardizzazione. Si tratta, infatti, di un processo fondamentale per raggiungere e mantenere un elevato livello di qualità, il cui scopo è identificare, analizzare e risolvere tutte le deviazioni dai requisiti previsti, normativi, contrattuali o interni all’organizzazione. Le azioni correttive, poi, seguono le non conformità e sono altrettanto importanti per il ripetersi degli eventi. Per pianificare azioni efficaci, però, deve esserci alle spalle una giusta analisi dei problemi, fino all’individuazioni delle reali cause.
I benefici di una corretta gestione delle non conformità
Gestire correttamente le non conformità aiuta le aziende a migliorare la qualità di prodotti e servizi offerti ai Clienti, in quanto vengono identificate e risolte tutte le criticità che si possono riscontrare nelle diverse fasi dei processi gestiti. Si prevengono difetti e problemi che, altrimenti, potrebbero essere intercettati dai Clienti ed evolvere in reclami e contestazioni. Intercettare e gestire le non conformità, inoltre, è anche sinonimo di riduzione dei costi, in quanto problemi di qualità possono tradursi facilmente in spese indesiderate: che si tratti di riparazioni post-vendita, sostituzioni, resi e rimborsi o, anche, mancati guadagni, è fondamentale la prevenzione. Così facendo, si promuove la cultura della qualità, coinvolgendo il personale ad ogni livello. Si tratta anche di responsabilizzare gli operatori, formarli e informarli rispetto ai requisiti mandatori, agli obiettivi posti e alle strategie attuate dall’azienda. La qualità, così facendo, diventa un valore fondamentale e condiviso, parte della quotidianità operativa dell’azienda. Tutto quanto descritto, si traduce anche in un aumento della soddisfazione del Cliente, verso il quale si dimostra costante impegno nel fornire prodotti e servizi di livello. Questa è una priorità per il business di ogni azienda. Infine, la gestione delle non conformità può riguardare il mondo della conformità legislativa e, in questo caso, la loro corretta intercettazione e gestione è di primaria importanza. Si devono evitare mancati rispetti legislativi o situazioni che possano esporre a sanzioni o penali.
Strumenti per la gestione delle non conformità
La gestione delle non conformità può essere effettuata mediante l’utilizzo di diversi strumenti, a partire dalla compilazione dei moduli cartacei, inizialmente utilizzati in quasi tutte le realtà aziendali. La scelta, infatti, non era solo dovuta a questioni tecnologiche, ma anche alla necessità di ricorrere a strumenti pratici, disponibili e facilmente condivisibili con tutti gli operatori coinvolti.
La carta, nel tempo, ha lasciato spazio ai fogli di calcolo elettronici, con registri digitali che assicurassero maggiore flessibilità, sicurezza e analisi dei dati.
L’evoluzione digitale, però, ha fatto moltissimi passi avanti e ora sono disponibili anche software e applicativi dedicati, in grado di fornire funzionalità avanzate per la gestione delle non conformità. Il processo viene automatizzato, standardizzato e le informazioni sono accessibili e da rielaborare in report automatici.
Noi di Klan.IT sviluppiamo soluzioni per le aziende di ogni dimensione e settore, proponendo tools specifici per la gestione dei processi aziendali. Anche il processo di gestione delle non conformità rientrano tra le attività che possono essere digitalizzate con il nostro supporto.
Per saperne di più, leggi la nostra case history relativa a un progetto che abbiamo sviluppato in materia.
