Premessa

Affrontiamo il tema del segreto d’ufficio e il trattamento dei dati personali, collegandoli ai principi di trasparenza amministrativa richiesti dal d.lgs. 33/2013. La trasparenza amministrativa e la riservatezza dei dati spesso si sovrappongono, generando confusione su cosa possa o debba essere divulgato. In molte situazioni, l’interpretazione del giudice è cruciale e soggettiva, aumentando il rischio di pubblicare informazioni in modo inappropriato. L’approfondimento mira a chiarire i principi generali del segreto d’ufficio, la cui violazione è sanzionata dall’art. 326 del codice penale e dall’art. 201 del codice di procedura penale. Inoltre, esamineremo la recente giurisprudenza della Cassazione che ha ampliato l’interpretazione di questi reati, includendo potenziali violazioni relative al trattamento dei dati.

La normativa di riferimento

Il segreto d’ufficio, secondo il dizionario Treccani, è definito come “il dovere, imposto agli impiegati pubblici, di non comunicare all’esterno dell’amministrazione notizie o informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni, ovvero che riguardino l’attività amministrativa in corso di svolgimento o già conclusa”.
Questa definizione, benché precisa, richiede una comprensione più ampia nel contesto del diritto amministrativo. Inizialmente regolato dal R.D. n. 2960/1923, il segreto d’ufficio è ora disciplinato dall’art. 15 del d.P.R. n. 3/1957, che specifica che gli impiegati non possono trasmettere informazioni a chi non ne abbia diritto, eccetto nei casi previsti dalle norme sul diritto di accesso. Questo include anche le attività di certificazione, accesso civico e la condivisione lecita di informazioni con altri Enti, nel rispetto degli obblighi di pubblicazione e trasparenza.

Violazioni e sanzioni

La violazione del segreto d’ufficio è regolamentata dall’art. 326 del codice penale e dall’art. 201 del codice di procedura penale. Recentemente, la giurisprudenza, come evidenziato dalla sentenza n. 39312 della Cassazione del 18 ottobre 2022, ha ampliato l’interpretazione di questi reati. La sentenza chiarisce che il segreto d’ufficio comprende non solo le informazioni che devono rimanere segrete in ogni tempo, ma anche quelle la cui diffusione è vietata dalle norme sul diritto di accesso. Queste violazioni possono includere anche il trattamento improprio dei dati personali, sottolineando l’importanza di un’adeguata gestione delle informazioni riservate.

Ambiti di applicazione e esempi pratici

• Trasparenza vs riservatezza: la trasparenza amministrativa spesso entra in conflitto con la riservatezza dei dati personali. Per esempio, mentre le pubblicazioni di matrimonio devono essere pubbliche per permettere eventuali obiezioni, le unioni civili non seguono la stessa procedura di pubblicazione. La decisione su cosa divulgare deve tenere conto della necessità e della pertinenza delle informazioni in questione.
• Accesso a documenti specifici: l’accesso civico generalizzato, regolato dal d.lgs. 33/2013, si distingue dall’accesso puntuale e motivato previsto dalla l. 241/1990. Per esempio, l’accesso al cartellino della carta d’identità di un defunto può essere concesso agli eredi per verificare la firma, poiché non esiste un divieto esplicito nella normativa che ne impedisca la consultazione.
• Eccezioni al segreto d’ufficio: informazioni di dominio pubblico, futili o irrilevanti, o rivelate a persone autorizzate non sono coperte dal segreto d’ufficio. La sentenza n. 19212/2013 della Cassazione ha chiarito che le notizie caratterizzate da vaghezza e genericità, come dati anonimi e aggregati, possono essere comunicate senza problemi. Per esempio, comunicare che in un anno sono nati 200 bambini, suddivisi per nazionalità, non viola il segreto d’ufficio.

La forma delle comunicazioni

È cruciale che le informazioni vengano comunicate nella forma appropriata. Il Regolamento anagrafico (art. 35) stabilisce la natura certificativa delle comunicazioni e vieta il rilascio di estrazioni ed elenchi a privati. La violazione di queste norme può costituire un reato o un illecito amministrativo. Anche la protocollazione deve essere gestita con attenzione: ad esempio, se un’adozione viene registrata con tutti i dettagli nell’oggetto, queste informazioni potrebbero diventare accessibili a chi non ne ha diritto.

Comunicazioni tra uffici

Le informazioni devono restare all’interno dell’ufficio competente, salvo esplicite previsioni di legge. Anche la collaborazione con altri uffici comunali deve seguire le stesse regole generali. Ad esempio, protocollare un’adozione con un oggetto generico è preferibile per mantenere la riservatezza, il consiglio è di sentirsi con i colleghi prima di inviare atti e comunicazioni delicate, così da essere certi che la mail arrivi all’ufficio competente, che saprà poi come gestire correttamente il protocollo. Analogamente, le pubblicazioni all’albo pretorio devono rispettare le norme sulla riservatezza, evitando dettagli inutili che possono violare il segreto d’ufficio. Se c’è un obbligo, come nell’esempio delle pubblicazioni di matrimonio o dei decreti di cambio di nome o cognome, il problema non si pone, ma se ad esempio si deve rendere nota una cancellazione anagrafica per irreperibilità è necessario pubblicare che “per Mario Rossi sono in deposito presso la Casa comunale comunicazioni anagrafiche”, senza allegare il provvedimento di conclusione del procedimento e senza specificare nel dettaglio il senso della comunicazione.

Linee guida operative

E’ necessario valutare attentamente ogni situazione, consultarsi con superiori ed esperti in caso di dubbi, e ricordare che la divulgazione impropria di un segreto d’ufficio è un reato. In caso di incertezza, è preferibile negare l’accesso, poiché un diniego non fondato è un illecito amministrativo che può essere superato con un ricorso.

Conclusione

È essenziale un’analisi accurata delle situazioni specifiche, delle normative e dei precedenti giurisprudenziali per gestire correttamente il segreto d’ufficio, bilanciando trasparenza e riservatezza dei dati personali. Il rispetto delle norme sul segreto d’ufficio non solo protegge la privacy degli individui, ma garantisce anche la corretta applicazione dei principi di trasparenza amministrativa.

Esempi di applicazione pratica

La circolare fornisce diversi esempi pratici per chiarire l’applicazione del segreto d’ufficio:

• Pubblicazioni di matrimonio: devono essere pubbliche per permettere eventuali obiezioni, ma le unioni civili non seguono la stessa procedura.
• Accesso al cartellino della carta d’identità: gli eredi possono richiedere accesso per verificare la firma del defunto.
• Comunicazione di dati aggregati: informare sulla nascita di 200 bambini in un anno, suddivisi per nazionalità, non viola il segreto d’ufficio.

In tutti questi casi, è fondamentale valutare la necessità e la pertinenza delle informazioni divulgate per garantire il rispetto delle normative vigenti e proteggere la riservatezza dei dati personali.

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Chiarimenti essenziali: le nostre FAQ

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1) Cos’è il segreto d’ufficio?
Il segreto d’ufficio è il dovere imposto agli impiegati pubblici di non divulgare informazioni ottenute durante l’esercizio delle loro funzioni. Queste informazioni possono riguardare attività amministrative in corso o concluse e devono essere mantenute riservate.

2) Quali sono le principali normative che regolano il segreto d’ufficio?
Le principali normative sono:
– R.D. n. 2960/1923
– D.P.R. n. 3/1957, art. 15
– Codice Penale, art. 326
– Codice di Procedura Penale, art. 201

3) Quali informazioni sono escluse dal segreto d’ufficio?
Informazioni di dominio pubblico, dati futili o irrilevanti, e notizie divulgate a persone autorizzate non sono coperte dal segreto d’ufficio. Anche dati aggregati e anonimi possono essere comunicati senza violare la riservatezza.

4) Come devono essere gestite le comunicazioni tra uffici?
Le informazioni devono restare all’interno dell’ufficio competente, salvo esplicite previsioni di legge. Le comunicazioni tra uffici devono seguire le regole generali del segreto d’ufficio e la riservatezza deve essere mantenuta in ogni fase del processo.

5) Cosa fare in caso di dubbio sulla divulgazione di informazioni?
In caso di incertezza, è preferibile negare l’accesso alle informazioni. Un diniego non fondato è un illecito amministrativo che può essere risolto con un ricorso, mentre una divulgazione impropria può costituire un reato.

6) Quali misure possono essere adottate per proteggere la riservatezza nelle comunicazioni?
Le informazioni devono essere comunicate nella forma appropriata, evitando dettagli inutili. È consigliabile consultarsi con superiori ed esperti in caso di dubbi e protocollare le informazioni in modo da non renderle accessibili a chi non ne ha diritto.

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Ti consigliamo:

Il 1° settembre, il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato una serie di documenti aggiornati su temi chiave legati alla privacy.
Tra questi, spiccano le Linee guida per la conservazione delle password e un Documento di indirizzo sui programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo.

>> Clicca qui per leggere: Linee guida per conservazione password

Questi documenti forniscono indicazioni essenziali per il rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali, sia in ambito privato che professionale.

> Consulta i documenti pubblicati dal Garante Privacy

Ti consigliamo:

Nella newsletter n. 525 del 26 giugno 2024 il Garante per la protezione dei dati personali ha presentato “Olivia” uno strumento virtuale gratuito progettato per aiutare titolari e responsabili del trattamento a verificare la conformità alle normative sulla privacy.

Che cosa è Olivia

Olivia, acronimo di “General Data Protection Regulation on Virtual Assistant”, offre una formazione completa per le piccole e medie imprese, supportandole nell’adeguamento al Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). Tuttavia, è utile anche per i titolari e responsabili del trattamento del settore pubblico.

La piattaforma include moduli di apprendimento che coprono le nozioni di base sul GDPR, i principi e le basi giuridiche del trattamento dei dati, e le condizioni per l’uso di cookie e sistemi di videosorveglianza sul luogo di lavoro. Inoltre, Olivia permette alle aziende di verificare la conformità alla normativa sulla privacy tramite risposte a questionari specifici.

Di particolare utilità sono i modelli di documentazione per la valutazione d’impatto sulla protezione dati (DPIA) e la valutazione del legittimo interesse, quest’ultima particolarmente complessa per le PMI poiché richiede di dimostrare la prevalenza degli interessi dell’organizzazione sui diritti degli interessati.

Olivia, completamente gratuito e disponibile in italiano, inglese e croato, sarà lanciato ufficialmente a settembre. Gli utenti registrati avranno accesso alle registrazioni video dei 10 seminari realizzati da remoto nell’ambito di ARC II e alle presentazioni dei relatori.

Il progetto ARC II, finanziato dalla Commissione Europea e supportato dall’Autorità di protezione dati della Croazia, dal Garante Privacy e dalle Università di Firenze, Zagabria e Bruxelles (Vrije Universiteit), ha l’obiettivo di semplificare l’adeguamento al GDPR per le PMI, ridurre i relativi oneri e dimostrare come il rispetto della normativa sulla protezione dei dati possa migliorare l’attività imprenditoriale e costruire rapporti di fiducia con utenti e clienti.

Ti consigliamo:

La Pubblica Amministrazione, a cui è rivolta un’istanza di accesso documentale, deve esaminare la domanda nel suo complesso, anche sotto il profilo del diritto di accesso civico generalizzato.

L’istanza di accesso formulata in modo generico deve essere valutata sia sotto il profilo della normativa sull’accesso documentale dettata dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, sia alla luce della disciplina dell’accesso civico generalizzato prevista dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33. La decisione richiama la sentenza n. 10 del 2 aprile 2020 dell’Adunanza plenaria del Consiglio di Stato, nella quale si è affermato il potere-dovere della Pubblica Amministrazione di esaminare l’istanza di accesso agli atti e ai documenti pubblici, pur qualora formulata in modo generico o cumulativo dal richiedente senza riferimento ad una specifica disciplina, anche alla stregua della disciplina dell’accesso civico generalizzato.
Quest’ultima forma di accesso, come costantemente ribadito dalla giurisprudenza amministrativa, è finalizzata a garantire il controllo democratico sull’attività amministrativa e, a differenza dell’accesso cosiddetto difensivo, protetto dagli articoli 22 e seguenti della legge n. 241 del 1990, non è sottoposta a limiti quanto alla legittimazione soggettiva né a oneri di motivazione, né richiede la titolarità, in capo all’istante, di un interesse specifico.

I principi di diritto che emergono dalla sentenza sono i seguenti:

• Obbligo di esaminare l’istanza: la Pubblica Amministrazione ha il potere-dovere di esaminare l’istanza di accesso documentale in modo complessivo, anche sotto il profilo del diritto di accesso civico generalizzato.
• Accesso civico generalizzato: l’accesso civico generalizzato, previsto dall’art. 5 del d.lgs. n. 33 del 2013, mira a garantire il controllo democratico sull’attività amministrativa e non richiede la dimostrazione di un interesse specifico da parte del richiedente.
• Esclusioni e limiti dell’accesso civico: le esclusioni dall’accesso civico devono essere motivate specificamente, e l’amministrazione non può rifiutare l’accesso senza una chiara giustificazione in riferimento ai limiti oggettivi e soggettivi indicati dagli artt. 2-bis e 5-bis del d.lgs. n. 33 del 2013.
• Sentenza Adunanza Plenaria n. 10 del 2020: questa sentenza stabilisce che l’amministrazione deve valutare le richieste di accesso anche alla luce dell’accesso civico generalizzato, anche se non specificato chiaramente dal richiedente, salvo esplicito riferimento esclusivo a un altro regime di accesso.
• Obbligo di trasparenza e motivazione: l’Amministrazione deve fornire una motivazione adeguata e chiara per i dinieghi di accesso, in linea con i principi di trasparenza amministrativa.

In sintesi, la sentenza del Consiglio di Stato ribadisce l’importanza dell’accesso civico generalizzato come strumento di trasparenza e controllo democratico sull’attività amministrativa, imponendo all’Amministrazione il dovere di esaminare in modo complessivo e motivato le istanze di accesso documentale.

> Consiglio di Stato, Sez. V, sentenza del 5 giugno 2024, n. 5055

Ti consigliamo:

Il TAR Puglia ha riconosciuto il diritto dell’interessato ad accedere agli atti adottati dall’amministrazione con riferimento all’istanza di rinnovo del titolo di soggiorno, anche nel caso in cui sia scaduto il termine di impugnazione. Sebbene l’accesso sia pensato in una logica soprattutto difensiva (in quanto preordinato all’acquisizione di documentazione rilevante ai fini della proposizione del ricorso giurisdizionale contro il diniego di permesso di soggiorno), la conoscenza degli atti, laddove l’istanza di accesso non si palesi pretenziosa, strumentale o meramente esplorativa, obbedisce anche a una più comprensiva logica di trasparenza, meritevole di seguito informativo.
Il richiedente, in ragione della presentazione di istanza di rinnovo del permesso di soggiorno, è titolare di una situazione giuridicamente rilevante che legittima la pretesa conoscitiva.

I punti chiave della sentenza in fatto e in diritto

• Richiesta di rinnovo del permesso di soggiorno
  Il ricorrente, titolare di permesso di soggiorno per motivi umanitari, ha presentato domanda di rinnovo il 3 agosto 2020 alla Questura di Foggia.
  Non ricevendo risposta, ha richiesto informazioni sullo stato della domanda il 14 dicembre 2022.
• Risposta della Questura
  La Questura ha invitato il ricorrente a ritirare gli atti giacenti, consegnando solo la relata di notifica senza il provvedimento allegato.
  Il ricorrente ha chiesto ulteriori spiegazioni e la trasmissione del provvedimento il 22 marzo 2023 e ha sollecitato la risposta il 29 aprile 2023, senza ottenere riscontro.
• Istanza di accesso agli atti
  Il 5 giugno 2023, il ricorrente ha presentato un’istanza formale di accesso agli atti tramite il suo avvocato.
  L’Amministrazione non ha risposto entro 30 giorni, configurandosi un silenzio rigetto ai sensi dell’art. 25, comma 4, della legge n. 241/1990.
• Costituzione in giudizio della Questura
  La Questura ha contestato l’istanza del ricorrente, sostenendo che questi aveva già ricevuto il provvedimento e che l’interesse alla richiesta non era attuale.
  Ha inoltre eccepito la tardività del ricorso e la carenza di interesse in seguito al deposito del provvedimento di diniego del permesso di soggiorno in giudizio.
• Cessazione della materia del contendere
  La questione relativa alla richiesta di esibizione del provvedimento conclusivo si estingue in quanto il decreto di diniego del permesso di soggiorno è stato depositato in giudizio dall’Amministrazione l’11 settembre 2023.
• Accoglimento del ricorso
  Il ricorso è accolto per quanto riguarda l’accesso agli atti del procedimento amministrativo, diversi dal provvedimento conclusivo.
  L’Amministrazione non ha fornito motivazioni adeguate per impedire l’accesso agli atti richiesti.
• Interesse del ricorrente
  È ritenuto legittimo l’interesse del ricorrente all’accesso agli atti per orientare le sue successive attività difensive, indipendentemente dalla mancata tempestiva impugnazione del provvedimento questorile.
• Valutazione dell’accesso agli atti
  L’accesso agli atti deve essere consentito per garantire la trasparenza amministrativa e il diritto del richiedente di ottenere documentazione rilevante per la tutela dei propri diritti.

Conclusioni

Il tribunale dichiara la cessazione della materia del contendere riguardo alla richiesta del provvedimento conclusivo e accoglie il ricorso per l’accesso agli atti del procedimento amministrativo.
Il tribunale ordina all’Amministrazione di consentire l’accesso agli atti richiesti entro 30 giorni dalla comunicazione della sentenza.
Le spese processuali sono compensate tra le parti.
La sentenza riconosce il diritto del ricorrente ad accedere agli atti del procedimento amministrativo per la domanda di rinnovo del permesso di soggiorno, garantendo trasparenza e la possibilità di tutela legale.

> Consulta la sentenza del T.A.R. Puglia, Sez. I, 14 maggio 2024, n. 590

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Il TAR Lombardia ha affermato che gli atti della procedura sanzionatoria (atti di accertamento, atti di contestazione, ordinanze-ingiunzioni) disciplinati dalla legge n. 689/1981 rientrano nella definizione di “documento amministrativo” di cui alla legge n. 241/1990 e pertanto sono soggetti alla disciplina in materia di accesso documentale.
La circostanza che l’autore dell’esposto sia “estraneo” al procedimento sanzionatorio non significa che non abbia interesse all’accesso al provvedimento conclusivo, dovendo, invece, comprovare in maniera adeguata, anche con gli scritti difensivi depositati nel corso del giudizio, il proprio concreto ed attuale interesse rispetto all’istanza di accesso.
Nel caso dell’accesso agli atti del procedimento ex legge n. 689/1981, quindi, il problema si sposta sulle condizioni e sui presupposti dell’accesso, essendo noto che (a differenza della disciplina in materia di accesso civico generalizzato) la legge n. 241/1990, agli articoli 22 e seguenti, è rigorosa nello scandire i presupposti ineliminabili che devono imprescindibilmente ricorrere ai fini dell’accesso agli atti: la legittimazione a richiedere l’accesso agli atti amministrativi presuppone la dimostrazione che gli atti oggetto dell’istanza siano in grado di spiegare effetti diretti o indiretti nella sfera giuridica dell’istante; la posizione da tutelare deve risultare comunque collegata ai documenti oggetto della richiesta di accesso; il rapporto di strumentalità appena descritto deve, poi, apparire dalla motivazione enunciata nella richiesta di accesso.

> T.A.R. Lombardia, Sez. V, 26 aprile 2024, n. 1262

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Il Garante per la protezione dei dati ha pubblicato nella newsletter del 21 maggio il provvedimento n. 234 dell’ 11 aprile 2024, con cui ha inflitto ad un Comune una sanzione di 3.000 euro per trattamento illecito di dati personali relativamente ad un sistema di videosorveglianza per la rilevazione delle presenze: il Garante precisa che l’installazione degli “occhi elettronici” nei luoghi di lavoro deve rispettare gli obblighi previsti dallo Statuto dei lavoratori e le garanzie assicurate ai dipendenti dalla normativa privacy, per cui oltre alla sanzione è stato ingiunto al Comune di fornire a tutti gli interessati (lavoratori e visitatori presso la sede comunale) un’idonea informativa sui dati personali trattati mediante l’utilizzo della telecamera in questione.

> Clicca qui per leggere: Garante Privacy: riconoscimento facciale e occhiali smart da parte degli Enti Locali

L’intervento dell’Autorità è scaturito dalla segnalazione di una dipendente che denunciava l’installazione di una telecamera nell’atrio del Comune, vicino ai dispositivi di rilevazione delle presenze dei lavoratori. L’Amministrazione aveva utilizzato le immagini registrate per contestare alla dipendente alcune infrazioni dei propri doveri d’ufficio, come il mancato rispetto dell’orario di servizio. In risposta alla richiesta di chiarimenti da parte dell’Autorità, il Comune ha giustificato l’installazione della telecamera con motivi di sicurezza, citando alcune aggressioni subite da un assessore e un’assistente sociale.

Durante l’istruttoria, il Garante ha riscontrato che il Comune non aveva rispettato le procedure di garanzia previste dalla normativa sui controlli a distanza e aveva utilizzato le immagini di videosorveglianza per prendere provvedimenti disciplinari contro la lavoratrice.

Di conseguenza, l’Autorità ha sanzionato l’Amministrazione e ha ordinato di fornire a tutti gli interessati (lavoratori e visitatori presso la sede comunale) un’adeguata informativa sui dati personali trattati attraverso l’uso della telecamera. Il Comune, infatti, non aveva fornito tutte le informazioni richieste dal Regolamento europeo e altri documenti redatti per scopi diversi non potevano essere considerati idonei.