Si riportano di seguito una serie di risposte ai 10 quesiti più ricorrenti in materia di autenticazione di copia

1. Un dipendente inquadrato nell’area degli operatori esperti può essere incaricato dell’autenticazione di copia?
L’articolo 18 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 individua per l’autenticazione delle copie il “funzionario incaricato dal sindaco”. Il termine “funzionario” utilizzato dalla norma non è riferito alla categoria professionale, ma al rapporto di dipendenza con la pubblica amministrazione. L’incarico può quindi essere attribuito ad ogni dipendente del comune, indipendentemente dalla categoria professionale di inquadramento.

2. Un dipendente assunto con contratto a tempo determinato può essere incaricato dell’autenticazione di copia?
L’articolo 18 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 non limita il conferimento dell’incarico ai dipendenti di ruolo; pertanto lo stesso può essere attribuito anche al personale assunto con contratto di lavoro a tempo determinato.

3. È stata esibita allo sportello una copia conforme di un atto notarile, di cui ci viene richiesta l’autenticazione. E’ possibile procedere?
A norma dell’articolo 18 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 l’autenticazione di copia consiste nell’attestazione di conformità con l’originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato. Dovendo attestare la conformità al documento originale è fondamentale la visione di quest’ultimo da parte del pubblico ufficiale. Non può essere eseguita l’autenticazione quando venga invece esibita la copia, anche se autenticata, dell’originale medesimo. Fra l’altro la circolare della Presidenza del Consiglio dei ministri prot. n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968 afferma che nel caso in cui l’atto originale sia depositato presso un notaio, solo quest’ultimo sarà competente a rilasciare la copia autentica, non prevedendo la legge né la possibilità che gli altri pubblici ufficiali si rechino presso il suo archivio, né la facoltà di rilasciare copia di copie.

4. È possibile autenticare la copia di un contratto fra privati?
L’articolo 18 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 non contiene alcuna limitazione in ordine alla natura pubblica o privata dell’atto o del documento da autenticare.
Il Ministero dell’interno con la circolare del 26 febbraio 2004, n. 9 ha confermato la possibilità di autenticare ogni tipo di atto o documento, quindi anche di scritture private e altri atti di natura negoziale.

5. È stato presentato allo sportello un certificato medico. E’ possibile procedure all’autenticazione di copia?
L’articolo 49 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 prevede al comma 1 che i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
La norma esclude che possa farsi il ricorso alle dichiarazioni sostitutive in luogo delle predette certificazioni. Tale limitazione però non si estende anche all’autenticazione di copia.
Pertanto qualora venga richiesto di autenticare la copia di un certificato medico o di altra certificazione sanitaria, il dipendente incaricato dal sindaco potrà tranquillamente procedere, sempre a condizione che venga esibito il documento originale.

6. È possibile autenticare la copia di un documento scritto in lingua straniera?
Non esistono limiti dettati dalla tipologia degli atti o dei documenti di cui si richiede l’autenticazione di copia. Pertanto il dipendente incaricato dal sindaco può procedere ad autenticare la copia di un documento scritto in lingua straniera. Non è necessario che il documento sia munito di traduzione in lingua italiana o che l’autenticatore conosca la lingua straniera.

7. È stato presentato allo sportello un elaborato tecnico. È possibile procedere all’autenticazione di copia?
Può essere attestata la conformità anche della copia di un progetto o elaborato tecnico a condizione che venga esibito il documento originale in formato analogico. Pertanto il progetto esibito in formato cartaceo deve essere il documento originale e come tale deve essere provvisto di quei segni tipici che ne denotino la sua unicità, come la data, il timbro e la firma del progettista o del tecnico.

8. È possibile autenticare la copia di una busta paga emessa dal datore di lavoro?
Se la busta paga consiste in un semplice documento riepilogativo delle voci retributive sprovvisto di timbri, firme o altri segni che ne denotino l’originalità non è possibile procedere all’autenticazione della copia. L’autenticazione della copia presuppone sempre l’esibizione di un documento originale; il documento è originale quando presenta caratteristiche di unicità e di autenticità tali da escludere che il medesimo possa essere la riproduzione totale o parziale di altro atto.

9. È necessario riportare nell’autenticazione di copia anche le generalità del soggetto che ha esibito il documento originale?
Nel caso in cui il documento originale sia presentato dal cittadino, è necessario identificare l’esibitore e riportarne le generalità e le modalità di identificazione nell’atto di autenticazione. Tale passaggio in realtà non è contemplato dalla norma, ma è stato previsto nella circolare della Presidenza del Consiglio dei ministri prot. n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968, che, sebbene emanata in seguito all’approvazione della legge 4 gennaio 1968, n. 15, contiene comunque una serie di indicazioni che continuano a trovare applicazione anche nella vigenza del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000.

10. È stato richiesto di autenticare solo la pagina del passaporto riportante la fotografia e i dati del titolare. È possibile procedere?
La copia autentica può consistere anche nella riproduzione parziale di un atto o documento pubblico o privato. Nell’autenticazione il dipendente incaricato dovrà attestare che “La presente copia composta di n. ……………… fogli costituisce riproduzione per estratto conforme alle pagine ………………………. (indicare numeri o intervallo di pagine) dell’originale esibito da ……………………….”.

La sentenza si colloca all’interno di una giurisprudenza ormai consolidata e costante, per cui “… sebbene la regola in questione sia stata temperata nel suo rigore applicativo sia in sede normativa (cfr. l’art. 21 octies, comma 2, legge n. 241 del 1990) sia in sede giurisprudenziale (cfr., ad es., Consiglio di Stato, Sez. VI, 27.07.2018, n. 4606), vi sono precedenti che hanno costantemente affermato la necessità della comunicazione di avvio del procedimento con riferimento ai procedimenti di autotutela decisoria. Segnatamente, è stato di recente ribadito che “La previa comunicazione di avvio del procedimento imposta dall’art. 7, legge n. 241 del 1990 rappresenta un principio di carattere generale dell’azione amministrativa, diretto a garantire l’instaurazione di un contraddittorio procedimentale tra le parti interessate in relazione a tutti gli aspetti che assumeranno rilievo ai fini della decisione finale. Tale preavviso assume un sicuro maggiore spessore proprio nei casi in cui è riscontrabile l’esercizio del potere di autotutela tramite l’adozione di un provvedimento di annullamento di un atto amministrativo favorevole in precedenza rilasciato …”” (ex multis, T.A.R. Campania Salerno, sezione II, 24 giugno 2019, n. 1117, richiamata da TAR Campania Napoli, sez. VII, 4 aprile 2022, n. 2293).

Alcuni principi di diritto estratti dalla sentenza

• Annullamento in autotutela e partecipazione al procedimento
  La comunicazione di avvio del procedimento è un principio generale dell’azione amministrativa, volto a garantire il contraddittorio procedimentale tra le parti interessate, in particolare nei casi di autotutela decisoria che comportano l’annullamento di un atto amministrativo favorevole precedentemente rilasciato (art. 7, l. n. 241/1990). L’omessa comunicazione di avvio del procedimento viola le garanzie partecipative e rende illegittimo il provvedimento di annullamento.
• Principio del “tempus regit actum“
  Gli atti amministrativi sono regolati dalla normativa vigente al momento della loro adozione. Pertanto, le disposizioni emanate successivamente alla formazione per silentium del titolo autorizzativo (5 dicembre 2023) non possono essere applicate retroattivamente, e non sono opponibili a tale titolo (principio del tempus regit actum).

> Consulta la sentenza del T.A.R. Marche, Sezione II, sentenza del 14 maggio 2024, n. 454

Il dipendente incaricato dal sindaco ha una competenza molto limitata nell’autenticazione di firme apposte su documenti.
“Perché non può autenticare la firma?” “Quale è la norma che prevede che il Comune non è competente?” Generalmente sono queste le domande che ci vengono fatte dal cittadino allo sportello quando si vede negare la richiesta di autenticazione di una sottoscrizione.
Il punto da cui partire per affrontare la complessa questione delle autentiche di firma è l’articolo 2703 del codice civile.

Articolo 2703. Sottoscrizione autenticata Si ha per riconosciuta la sottoscrizione autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L’autenticazione consiste nell’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l’identità della persona che sottoscrive.

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Consulta la rubrica Come fare per …

Si presenta in ufficio un cittadino chiedendo di autenticare la firma su una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà con cui dichiara di rinunciare ad una eredità. È possibile procedere o dobbiamo rifiutare?

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Ti consigliamo:

Lo studio n. 80-2023/PC del Consiglio Nazionale del Notariato a cura di E. Fabiani – L. Piccolo: “Le nuove competenze notarili in tema di volontaria giurisdizione di cui all’art 21 del d.lgs. 149/22 nelle prassi” affronta la tematica delle nuove competenze notarili di cui all’art. 21 del d.lgs. n. 149/22 attraverso un capillare esame delle prassi giudiziarie e notarili incentrato, più specificamente sui: protocolli adottati dagli Uffici giudiziari (Tribunali, Procure della Repubblica, talvolta congiuntamente ai Consigli Notarili); dati raccolti dal Consiglio Nazionale del Notariato attraverso il monitoraggio condotto sin dall’entrata in vigore della cd. riforma Cartabia; provvedimenti giurisdizionali emessi in sede di reclamo o di revoca/modifica delle autorizzazioni notarili.

I contenuti

La riforma della volontaria giurisdizione ha assegnato, come noto, un ruolo di grande delicatezza al magistero notarile con riguardo alle autorizzazioni necessarie ai fini della stipulazione di atti – di cui il notaio sia richiesto – ove siano parti soggetti privi della capacità di agire ovvero beni ereditari.
Non poche, tuttavia, sono le lacune e i punti interrogativi lasciati aperti dalla norma di cui all’art. 21 del d.lgs. n. 149/22.
Non è un caso che si sono sviluppate tanto differenti prassi presso gli Uffici giudiziari, diramate con circolari o, sempre più spesso, con protocolli condivisi da uffici giudiziari e consigli notarili, quanto diversi indirizzi giurisprudenziali.
Assai complesso risulta, peraltro, ricostruire quelli che sono effettivamente gli indirizzi giurisprudenziali (pacifici, prevalenti o minoritari) in materia, posto che gli unici provvedimenti giurisprudenziali esistenti non possono che essere quelli pronunciati in sede di reclamo o di revoca/modifica, che non restituiscono però, in quanto tali, un risultato esaustivo. E’ del tutto evidente, infatti, come, al fine di conseguire il suddetto risultato, non possa non tenersi conto anche delle autorizzazioni che, nel risolvere determinate questioni interpretative controverse (es. nomina del curatore speciale da parte del notaio autorizzante), non sono state reclamate o revocate in quanto ritenute conformi a legge anche dalla magistratura: nel primo caso dal pubblico ministero; e nel secondo dal giudice competente a pronunciarsi sulla revoca. Un dato, quest’ultimo, particolarmente significativo in ragione di quanto avremo modo di constatare in sede di esame delle prassi giurisprudenziali in tema di revoca/modifica, stante la diffusa tendenza ad esercitare, attraverso questo rimedio, un controllo particolarmente penetrante. Si tende, infatti: per un verso, ad ammettere la revoca d’ufficio, e non solo ad istanza di parte; per altro verso, ad allargare al massimo i confini di questo rimedio, non ritenendolo circoscritto, per intendersi, al solo esame di fatti sopravvenuti, ma esteso, invece, anche ad una piena rivalutazione dell’operato del notaio autorizzante sulla base dei fatti esistenti al momento del rilascio dell’autorizzazione, tanto è vero che, per l’effetto, si assiste ad un evidentissimo fenomeno di sovrapposizione, nella sostanza pressoché totale, fra l’oggetto della revoca/modifica – così intesa – e quello del reclamo.
Conseguentemente, assai rilevante si rivela (anche) sotto questo profilo l’indagine avente ad oggetto le autorizzazioni non impugnate, basata sull’attività di monitoraggio effettuata dal Consiglio Nazionale del Notariato sin dall’entrata in vigore della riforma.
Un’indagine, quest’ultima, evidentemente utile a cogliere anche ulteriori profili di interesse sull’andamento della riforma in esame nei primi mesi di applicazione, soprattutto se si incrociano – così come faremo – le relative risultanze con quelle delle altre indagini parallelamente condotte: circolari, protocolli, provvedimenti giurisprudenziali.
L’indagine complessiva condotta mira a conseguire, più precisamente, una pluralità di obiettivi.
Il primo, e più evidente, è quello di fornire al lettore un quadro il più possibile esaustivo dell’andamento della riforma, sull’intero territorio nazionale (con le dovute diversificazioni per aree territoriali), nella prassi notarile ed in quella degli uffici giudiziari.
Così procedendo, numerosi sono gli ulteriori obiettivi di grosso rilievo al contempo conseguibili, quali, su tutti:
1) individuare le principali questioni controverse e le soluzioni affermatisi nelle suddette prassi, nonché le modalità e l’iter argomentativo attraverso cui si è giunti alle stesse;
2) evidenziare il ruolo concretamente svolto, in numerose aree territoriali, da circolari e protocolli, che, come avremo modo di constatare, va ben al di là della natura (amministrativa) propria di questi provvedimenti e della conseguente funzione che, in conformità alla loro natura, sarebbero chiamati a svolgere;
3) valutare se talune prassi virtuose riscontrate possano effettivamente colmare le lacune normative ovvero se solo un nuovo intervento del legislatore possa superare le criticità esistenti;
4) effettuare un’analisi critica delle prassi (giudiziarie e notarili) e della giurisprudenza.
Il tutto nell’ambito di una prospettiva di fondo animata anche dall’intento di fondo di favorire, su tali profili particolarmente delicati e controversi, un confronto costruttivo fra notariato e magistratura.

> Consulta studio n. 80-2023/PC del Consiglio Nazionale del Notariato

Il Consiglio di Stato (Sez. VI), con la sentenza del 27 febbraio 2024, n. 1926, ha fornito importanti chiarimenti sui presupposti e i termini relativi all’annullamento d’ufficio dei provvedimenti amministrativi, aprendo interessanti spunti di riflessione anche per gli amministratori locali.
La normativa di riferimento è l’art. 21-nonies della l. n. 241/1990, che stabilisce i criteri e i termini entro cui una Amministrazione può annullare d’ufficio un proprio atto illegittimo. Tradizionalmente, il termine massimo per l’esercizio di questo potere è di diciotto mesi dall’adozione dell’atto. Tuttavia, la recente sentenza chiarisce che questo limite può essere superato in situazioni specifiche, ampliando così le possibilità di intervento dell’Amministrazione in casi di particolare gravità.
Due sono le circostanze principali che consentono di oltrepassare il termine dei diciotto mesi: le “false rappresentazioni dei fatti” e le “dichiarazioni sostitutive di certificazione e dell’atto di notorietà false o mendaci”.
Questo significa che, se un soggetto ha ottenuto un provvedimento amministrativo a suo vantaggio attraverso dichiarazioni non veritiere o falsificate, l’Amministrazione può agire oltre il termine stabilito per correggere l’errore e tutelare l’interesse pubblico.
La sentenza conferma i principi dell’ordinamento volti alla tutela della legalità e dell’interesse pubblico, offrendo agli amministratori uno strumento più efficace per correggere gli atti illegittimi, soprattutto in presenza di comportamenti fraudolenti da parte dei privati. In questo senso l’Amministrazione dispone di maggiori garanzie per agire in modo equo e proporzionato, riequilibrando il rapporto tra interesse pubblico e privato.

>> Consulta la sentenza del Consiglio di Stato (Sez. VI), 27 febbraio 2024, n. 1926

In stretta collaborazione con Poste Italiane e sfruttando la capillare presenza dei loro uffici sul territorio nazionale, stiamo attuando una strategia volta a rendere il Ministero dell’Interno più accessibile e vicino alle esigenze dei cittadini. Il 1° marzo è stata avviata una fase sperimentale di un progetto che promette di rivoluzionare l’accesso ai servizi pubblici, consentendo ai residenti nei piccoli Comuni di richiedere o rinnovare il passaporto direttamente presso gli uffici postali. Questo costituisce un passo significativo verso la semplificazione dei canali di accesso ai servizi della Pubblica Amministrazione, soprattutto per le comunità dei piccoli centri abitati, che rappresentano la linfa vitale del nostro Paese. Ha sottolineato questo importante traguardo il Ministro dell’Interno, Matteo Piantedosi.

> Clicca qui per leggere: Caos ritardo passaporti: Piantedosi promette sprint in Poste per i comuni piccoli

Il Ministro dell’Interno ha partecipato alla presentazione, presso l’Ufficio Postale di piazza San Silvestro a Roma, del nuovo servizio che, nell’ambito del progetto Polis di Poste Italiane, consentirà di richiedere e rinnovare i passaporti negli uffici postali dei Comuni al di sotto di 15 mila abitanti. In particolare verrà avviata una sperimentazione in due comuni in provincia di Bologna, a San Pietro in Casale e Toscanella (frazione di Dozza), per poi estendere progressivamente questa novità a tutto il territorio nazionale.

Il progetto Polis, avviato nel gennaio dello scorso anno, trasforma gli uffici postali in veri e propri centri digitali di servizio, offrendo un punto unico di accesso ai servizi pubblici in oltre 7.000 Comuni con meno di 15mila abitanti. Il finanziamento del progetto, pari a 800 milioni di euro, proviene da risorse del piano complementare al PNNR (Decreto Legge 59/2021), con un contributo di circa 400 milioni di euro da parte di Poste Italiane.

Grazie a una convenzione tra Poste Italiane, il Ministero dell’Interno e il Ministero delle Imprese e del Made in Italy, i residenti nei Comuni inclusi nel progetto Polis potranno avviare le pratiche per richiedere o rinnovare il passaporto direttamente presso l’ufficio postale, evitando di recarsi presso la Questura. Sarà possibile anche ricevere il passaporto comodamente a domicilio.

Il processo è semplice: basterà presentare un documento d’identità valido, il codice fiscale, due fotografie e pagare i relativi costi presso l’ufficio postale. In caso di rinnovo, sarà necessario consegnare il vecchio passaporto o la relativa denuncia di smarrimento o furto. Grazie alla tecnologia impiegata negli uffici postali Polis, sarà lo stesso operatore a raccogliere le informazioni e i dati biometrici del richiedente, inviandoli poi all’ufficio di Polizia competente.

Questo servizio di rilascio dei passaporti si aggiunge ai già numerosi servizi disponibili presso gli uffici postali Polis, che includono il ritiro di certificati anagrafici e di stato civile, certificati previdenziali e altri documenti. Ad oggi, sono stati richiesti oltre 5.000 documenti.

> Clicca qui per leggere: Certificati anagrafici e di stato civile: nei Piccoli Comuni potranno essere richiesti agli sportelli degli uffici postali

Nei prossimi mesi, sarà possibile richiedere anche la carta d’identità elettronica e altri servizi dell’Agenzia delle Entrate. Questi servizi saranno accessibili presso gli uffici postali Polis, sia agli sportelli, nelle sale dedicate, che attraverso totem digitali che permetteranno ai cittadini di effettuare le richieste in modalità self-service.