Il controllo del processo produttivo è fondamentale per assicurare qualità ed efficienza in ogni ambito produttivo. In alcuni settori, oltretutto, il monitoraggio dei processi e la certificazione del lotto diventano veri e propri requisiti normativi, da rispettare e per cui fornire evidenze oggettive.

In sostanza, si tratta di individuare modalità e strumenti che diventino funzionali alla dimostrazione e garanzia di conformità dei prodotti finiti. Ciò permette, al contempo, di soddisfare le aspettative dei Clienti e migliorare costantemente le prestazioni aziendali, incrementando anche la propria competitività.

Cosa si intende per controllo del processo produttivo

Monitorare un processo significa mantenere sotto controllo ogni sua fase, inclusi input e output relativi. Si tratta di un’attività che deve essere svolta in modo continuativo, così da intercettare in tempo reale eventuali deviazioni, criticità e difetti, sia connessi al prodotto, che alle attività svolte. Un approccio proattivo permette di ridurre gli scarti, aumentare la qualità e, generalmente, ridurre anche i costi dovuti a eventuali non conformità o rilavorazioni. Il monitoraggio, per risultare efficace, deve essere pianificato, con parametri, limiti di tolleranza e frequenza di analisi dei dati raccolti. Si devono sviluppare gli strumenti adeguati al controllo e alla raccolta dei dati, così come è necessario strutturare un processo sistematico per gli interventi correttivi e la loro successiva valutazione. Inoltre, con frequenze da definire è possibile effettuare un’analisi completa dei dati raccolti, valutando statisticamente l’andamento delle attività.

Il lotto di produzione

Il lotto di produzione è un elemento fondamentale quando si parla di controllo e monitoraggio del processo. La definizione dei lotti, infatti, permette di “segmentare” la produzione e renderla identificabile e verificabile in relazione agli specifici requisiti di produzione, di qualità e del Cliente. Quando richiesto esplicitamente dalla normativa vigente, come ad esempio in ambito alimentare o farmaceutico, la certificazione del lotto è un processo formalizzato e documentato, oltre che obbligatorio per l’immissione in mercato. Consiste nel verificare la produzione e certificarne la conformità a tutti quanti i requisiti stabiliti. Non è un semplice controllo di qualità o un collaudo finale, ma un processo sistematico di verifica di ogni elemento del prodotto. Un’attività che include attenzione anche ad aspetti quali la tracciabilità e l’identificazione, “seguendo” i materiali lungo l’intero processo. Oltretutto, molto spesso, i controlli per arrivare alla certificazione del lotto sono molteplici e distribuiti tra le differenti fasi di produzione. La certificazione del lotto, in conclusione, permette di identificare e individuare in modo preciso e univoco quanto viene realizzato e poi distribuito.

L’aiuto che offre il digitale

La digitalizzazione porta nelle aziende vantaggi quali l’ottimizzazione, la riduzione degli errori e l’aumento della produttività. Noi di Klan.IT da anni sviluppiamo soluzioni IT per la trasformazione digitale delle PMI e delle grandi imprese, offrendo risposta anche a necessità connesse al monitoraggio dei processi e alla gestione dei lotti di produzione. Digitalizzare le registrazioni, i controlli, le firme e i moduli utilizzati normalmente per il monitoraggio dei processi e la certificazione del lotto è di grande aiuto. Efficacia, praticità, rapidità, automazione sono senza dubbio le parole d’ordine. Dall’accettazione e ingresso in magazzino, passando per il picking e l’avvio del processo produttivo, l’esecuzione di ogni fase di lavorazione, fino al packaging, allo stoccaggio e alla spedizione, ogni dato e informazione risulta tracciabile e registrato digitalmente.

Oltretutto, un sistema informativo permette anche un’analisi dei dati ottimizzata e veloce, consultabile in qualsiasi momento. Per saperne di più, scopri tutti i nostri servizi.

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Le non conformità sono criticità o deviazioni rispetto a quanto pianificato o previsto, sia in ottica di obiettivi definiti, che di requisiti richiesti per un processo, l’erogazione di un servizio o un prodotto. La gestione delle non conformità è un’attività che interessa tutte le aziende, al di là della loro dimensione o del settore di attività. Chiaramente, nelle realtà più complesse, il processo richiede particolare attenzione e una corretta standardizzazione. Si tratta, infatti, di un processo fondamentale per raggiungere e mantenere un elevato livello di qualità, il cui scopo è identificare, analizzare e risolvere tutte le deviazioni dai requisiti previsti, normativi, contrattuali o interni all’organizzazione. Le azioni correttive, poi, seguono le non conformità e sono altrettanto importanti per il ripetersi degli eventi. Per pianificare azioni efficaci, però, deve esserci alle spalle una giusta analisi dei problemi, fino all’individuazioni delle reali cause.

 

I benefici di una corretta gestione delle non conformità

Gestire correttamente le non conformità aiuta le aziende a migliorare la qualità di prodotti e servizi offerti ai Clienti, in quanto vengono identificate e risolte tutte le criticità che si possono riscontrare nelle diverse fasi dei processi gestiti. Si prevengono difetti e problemi che, altrimenti, potrebbero essere intercettati dai Clienti ed evolvere in reclami e contestazioni. Intercettare e gestire le non conformità, inoltre, è anche sinonimo di riduzione dei costi, in quanto problemi di qualità possono tradursi facilmente in spese indesiderate: che si tratti di riparazioni post-vendita, sostituzioni, resi e rimborsi o, anche, mancati guadagni, è fondamentale la prevenzione. Così facendo, si promuove la cultura della qualità, coinvolgendo il personale ad ogni livello. Si tratta anche di responsabilizzare gli operatori, formarli e informarli rispetto ai requisiti mandatori, agli obiettivi posti e alle strategie attuate dall’azienda. La qualità, così facendo, diventa un valore fondamentale e condiviso, parte della quotidianità operativa dell’azienda. Tutto quanto descritto, si traduce anche in un aumento della soddisfazione del Cliente, verso il quale si dimostra costante impegno nel fornire prodotti e servizi di livello. Questa è una priorità per il business di ogni azienda. Infine, la gestione delle non conformità può riguardare il mondo della conformità legislativa e, in questo caso, la loro corretta intercettazione e gestione è di primaria importanza. Si devono evitare mancati rispetti legislativi o situazioni che possano esporre a sanzioni o penali.

Strumenti per la gestione delle non conformità

La gestione delle non conformità può essere effettuata mediante l’utilizzo di diversi strumenti, a partire dalla compilazione dei moduli cartacei, inizialmente utilizzati in quasi tutte le realtà aziendali. La scelta, infatti, non era solo dovuta a questioni tecnologiche, ma anche alla necessità di ricorrere a strumenti pratici, disponibili e facilmente condivisibili con tutti gli operatori coinvolti. 

La carta, nel tempo, ha lasciato spazio ai fogli di calcolo elettronici, con registri digitali che assicurassero maggiore flessibilità, sicurezza e analisi dei dati.

L’evoluzione digitale, però, ha fatto moltissimi passi avanti e ora sono disponibili anche software e applicativi dedicati, in grado di fornire funzionalità avanzate per la gestione delle non conformità. Il processo viene automatizzato, standardizzato e le informazioni sono accessibili e da rielaborare in report automatici.

Noi di Klan.IT sviluppiamo soluzioni per le aziende di ogni dimensione e settore, proponendo tools specifici per la gestione dei processi aziendali. Anche il processo di gestione delle non conformità rientrano tra le attività che possono essere digitalizzate con il nostro supporto. 

Per saperne di più, leggi la nostra case history relativa a un progetto che abbiamo sviluppato in materia.

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La formazione dei dipendenti è un elemento cruciale per il successo e la crescita di un’azienda. Nonostante ciò, molto spesso il training è ancora visto come frutto di un obbligo normativo, di un’esigenza che nasce dall’appartenere a un settore regolato, come quello alimentare o farmaceutico. In ogni caso, come un tempo in cui le risorse non sono produttive. In realtà, le organizzazioni che riesco a comprendere l’importanza di queste attività ottengono risultati eccellenti tangibili. La formazione è fondamentale per creare cultura aziendale, per favorire processi come l’innovazione, ma anche per garantire una continua crescita. Non è un caso che anche tutte le norme che parlano di qualità e di sistemi di gestione facciano esplicito riferimento all’importanza delle competenze e alla corretta gestione delle risorse umane, che sono sempre la più grande forza di un’azienda.

 

Formazione obbligatoria, ma non solo: i vantaggi di chi punta sul training

La formazione delle persone dovrebbe essere imprescindibile in qualsiasi ambito e settore. A partire dalla formazione obbligatoria in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, fino alla sicurezza e igiene alimentari tutte le aziende fanno i conti con alcuni requisiti che non possono essere ignorati. Chi più, chi meno, vi sono attività formative che la legge impone e definisce in termini di contenuti, frequenze e modalità di erogazione. Il training in azienda, però, dovrebbe andare ben oltre il semplice soddisfacimento di un obbligo normativo, anche in virtù del fatto che i vantaggi che ne derivano dimostrano quanto la formazione non sia un costo, bensì un investimento. Tra questi, i principali sono:

•   Crescita delle competenze e della professionalità delle proprie risorse, che acquisiscono nuove capacità e abilità, consolidano il proprio sapere e permettendo evoluzione e aggiornamento.
•   Adattamento ai cambiamenti del mercato, sempre più dinamici e ricchi di novità. Non si può fare a meno della formazione continua, perché prepara le persone alle nuove sfide, soprattutto se si vuole essere un’azienda all’avanguardia nel proprio settore.
•   Aumento della produttività e dell’efficienza, proprio perché le persone sono più capaci e adeguate a svolgere i compiti assegnati, favorendo anche la crescita della qualità di processi e prodotti.
•   Soddisfazione dei dipendenti e loro fidelizzazione, in quanto viene riconosciuto il loro ruolo di professionista e si offrono opportunità di apprendimento e di crescita personale. Un modo per garantire sempre nuovi stimoli e anche trasmettere un’immagine di un’azienda attenta al valore del talento e orientata verso il futuro.

La relazione tra formazione e qualità

Merita un piccolo approfondimento il tema della qualità, la cui crescita è indicata tra i vantaggi appena visti connessi alla formazione. La relazione tra formazione e qualità, infatti, non è soltanto connessa ai benefici che il training porta a processi e prodotti. La formazione è imprescindibile per tutte le aziende che vogliono fare qualità. A partire dall’ormai noto standard ISO 9001 per lo sviluppo di Sistemi di Gestione per la Qualità, i riferimenti alle persone sono chiari ed espliciti, si parla delle loro competenze e dell’adeguatezza delle risorse a svolgere le mansioni assegnate. Poter contare su personale formato e competente diviene essenziale, un punto di partenza, non di arrivo. La formazione è fondamentale per garantire la corretta gestione dei processi, per il change management, per l’approccio al rischio, per la prevenzione delle non conformità e per la massima soddisfazione del Cliente. Ogni impresa dovrebbe preoccuparsi di valutare le proprie risorse, sulla base dei propri obiettivi, definire le necessità formative, pianificare le attività, valutarne l’efficacia. Un processo che acquisisce pari dignità di tutti gli altri, in quanto è un supporto essenziale per lo sviluppo efficace del business.

La trasformazione digitale incontra il mondo del training

Anche la formazione può essere oggetto di un processo di digitalizzazione. Le nuove tecnologie, sempre più diffuse nelle aziende grazie ai numerosi progetti di trasformazione digitale, permettono di approcciare il training in un modo completamente nuovo. Oltre alle nuove formule di erogazione, ad esempio tramite piattaforme e-learning, il digitale può essere uno strumento molto utile per la gestione dell’intero processo. Facendo riferimento a quanto detto nel precedente paragrafo, la formazione richiede attività quali:

•   Valutazione delle competenze;
•   Pianificazione della formazione;
•   Erogazione dei corsi;
•   Valutazione dell’efficacia di quanto svolto.

Ognuna di queste fasi deve necessariamente essere registrata. Rispetto a quanto si può fare con un modulo o un registro cartaceo, le nuove soluzioni IT facilitano il compito, rendono le informazioni più sicure e consultabili, oltre che tra loro connesse. Lo scopo non è solo ridurre l’uso della carta e digitalizzare i documenti relativi alla formazione, ma quello di efficientare l’intero processo.

Noi di Klan.IT da anni lavoriamo al fianco dei nostri Clienti per affiancarli nel percorso di trasformazione digitale che hanno deciso di intraprendere. Offriamo consulenza e anche servizi di sviluppo software specifici per la digitalizzazione dei processi in azienda, tra cui anche quello del training.

Per saperne di più, visita la sezione dedicata del nostro sito web.

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L’affidabilità e la disponibilità degli impianti, infatti, sono essenziali per ridurre al minimo i tempi di fermo impianto non pianificati. In aggiunta, una corretta manutenzione dei macchinari ne prolunga anche la vita utile, con minori costi di investimento in nuove attrezzature e continui interventi straordinari. Si parla, pertanto, anche di prevenzione.

Ma cosa significa gestire “correttamente” la manutenzione?

La risposta non può riguardare il contenuto delle specifiche attività da svolgere o delle loro tempistiche e responsabilità, piuttosto si dovrebbe soffermare su modalità operative, strumenti e approcci da utilizzare. La tipologia di attività richiesta, infatti, varia molto da azienda ad azienda, proprio per la varietà di infrastrutture e macchinari usati nei diversi settori produttivi. Inoltre, la manutenzione può essere gestita internamente o affidata a fornitori esterni specializzati. Ecco, invece, che è di maggior utilità approfondire questioni quali i vantaggi di una manutenzione preventiva o di una manutenzione su condizione, o come come sfruttare la tecnologia per migliorare il processo.

Che cos’è la manutenzione su condizione e che vantaggi offre

La manutenzione può essere fatta con un approccio preventivo o correttivo: nel primo caso si interviene prima che si verifichi un guasto, proprio con lo scopo di mantenere in ottime condizioni impianti e macchinari. La manutenzione su condizione ne è un esempio, in quanto si basa proprio sulla verifica delle condizioni di un asset per la pianificazione delle attività manutentive. Alla base di un approccio preventivo di questo tipo, è fondamentale definire quali sono i parametri da verificare e sulla base dei quali avviare o meno un intervento, per poi monitorarli.

Un classico esempio è relativo alle ore di attività di un asset. Rispetto alla manutenzione preventiva programmata, quindi, non si definisce a priori una periodicità di manutenzione, ma si fa riferimento al funzionamento di impianti e macchinari.

In sostanza, se un asset è particolarmente sfruttato, riceverà più manutenzione di un altro poco utilizzato. Così facendo si colgono tutti i vantaggi della manutenzione preventiva, come la riduzione di guasti e fermi impianto imprevisti o la diminuzione dei costi per le riparazioni, ma si evita anche di manutenere più del necessario, riducendo anche il numero di pezzi di ricambio acquistati e utilizzati.

Come utilizzare un CMMS per la gestione del processo di manutenzione su condizione

Utilizzare un CMMS per la gestione della manutenzione su condizione permette di rendere il processo ancor più affidabile ed efficiente. Alla base di questa attività, infatti, si trova proprio la necessità di registrare e monitorare una serie di indicatori e parametri, che attivano o meno la necessità degli interventi manutentivi.

Iniziamo mappando gli assets

Un CMMS nasce con lo scopo di mappare gli asset, per poi gestire in chiave digitale tutte le attività che li riguardano. Si tratta di un applicativo che non mira a stravolgere le modalità operative in essere, ma piuttosto ad efficientarle. Un primo passo per digitalizzare la manutenzione, con risultati tangibili in termini di ottimizzazione dei tempi ed efficienza.

L’integrazione con il campo, inoltre, permette un automatismo nella registrazione dei dati, rilevando in automatico parametri quali, ad esempio, le ore lavorate dalla macchina, il numero di pezzi prodotti, la quantità di olio, il numero di fermo impianto e molti altri dati utili anche a fini di analisi statistiche

Si tratta, quindi, di un aiuto particolarmente importante per programmare, pianificare, registrare le attività di manutenzione, oltre che per monitorare lo stato di salute e funzionamento di ogni asset aziendale.

Integrazione in campo per efficientare la manutenzione su condizione

Il CMMS è un punto di partenza e, grazie alle soluzioni informatiche di oggi, è possibile implementare gradualmente un progetto di digitalizzazione di processo. Il CMMS di Klan.IT, ad esempio, è una piattaforma in cloud che permette di integrare più funzionalità, dalla manutenzione alla taratura e calibrazione degli strumenti. È accessibile da tutti i dispositivi, anche mobile.

Un sistema che cresce con le tue esigenze

Inoltre, viene ideato con l’obiettivo di essere scalabile, permettendo alle aziende di integrare gradualmente altre soluzioni e tecnologie nel tempo e andando incontro agli imprenditori che desiderano sviluppare in modo graduale e continuo un progetto di digitalizzazione e miglioramento.

Restando in ambito manutenzione, ad esempio, è possibile un’integrazione con sistemi di Campo: tramite la tecnologia IoT e la sensoristica, si può passare alla manutenzione predittiva, che va oltre la semplice lettura dei parametri impostati. I dati sono raccolti in modo automatico e continuo, definendo così quando e come intervenire in modo più vantaggioso su ciascun asset.

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Differenza tra tracciabilità e rintracciabilità

La tracciabilità di un prodotto, come anticipato, è fondamentale in alcuni settori, tanto da essere obbligatoria anche da un punto di vista di conformità legislativa. Un tema, quindi, di grande rilievo e delicatezza. Ma prima di proseguire parlando di come gestire questo processo per garantire la totale sicurezza di un prodotto, è bene fare una precisazione rispetto alla differenza che sussiste con la rintracciabilità. Possono sembrare semplicemente sinonimi o concetti sovrapponibili, ma in realtà c’è una distinzione da fare. La tracciabilità ha lo scopo di tenere traccia di ogni materia prima o componente utilizzato per la produzione di un prodotto, che abbia impatto sulla sua qualità, sicurezza o caratterizzazione ad ogni livello. Quanto si parla di rintracciabilità, invece, si intende quel processo che ha lo scopo di indagare l’intera catena di produzione a ritroso, individuando e ricostruendo specifici eventi. È chiaro che, in entrambi i casi, il totale controllo dei due processi assicura maggior sicurezza e qualità del prodotto, in quanto si ha perfettamente sotto controllo l’intera filiera. Questi concetti sono inclusi anche negli standard internazionali per la qualità, a partire dalla ISO 9001.

Cosa significano tracciabilità e rintracciabilità per l’azienda

I processi di tracciabilità e rintracciabilità descritti, per essere corretti ed efficaci, richiedono un’attenta gestione di ogni attività e, soprattutto, la capacità di registrare e conservare una grande quantità di dati. Non è sufficiente “fare bene le cose”, si deve poter dimostrare ogni modalità operativa, gli input e gli output di ogni fase, le responsabilità. Questo significa anche che anche la comunicazione interna ed esterna all’azienda deve essere adeguatamente strutturata, in quanto i dati da raccogliere ed archiviare provengono da diverse fonti, proprio perché relativi all’intera filiera di produzione, incluso l’approvvigionamento. L’obiettivo è conoscere perfettamente ogni fase di trasformazione di un prodotto, materia prima o semilavorato utilizzato, processo eseguito, persona coinvolta.

È chiaro che più è lunga la catena di approvvigionamento e più è complesso il processo di produzione, maggiori saranno le difficoltà per garantire la corretta raccolta dei dati, ma anche la loro archiviazione. Una responsabilità che, oltretutto, ricade sul produttore finale. Tracciabilità e rintracciabilità, se ben gestite, non sono solo una garanzia di sicurezza del prodotto, ma anche un’importante tutela per i produttori, che possono offrire risposte immediata a fronte di reclami o non conformità di prodotto una volta in commercio.

Come la tecnologia può aiutare le aziende

A questo punto è semplice comprendere che per le aziende impegnate a garantire la tracciabilità e la rintracciabilità di prodotti e processi, come nel caso delle industrie alimentari, le questioni da affrontare in modo adeguato sono due: come raccogliere in modo efficace tutti i dati necessari, come conservare e condividere queste informazioni. Si aprono, quindi, due differenti capitoli, uno relativo alla capacità di raccogliere ogni dato necessario, l’altro relativo alla corretta archiviazione degli stessi, spesso anche per periodi di tempo molto lunghi. In entrambi i casi, la tecnologia può fare una grossa differenza.

Noi di Klan.IT siamo impegnati da anni nello sviluppo di soluzioni per la digitalizzazione delle aziende, proponendo anche un servizio di consulenza, finalizzato ad accompagnare i nostri Clienti in questo importante percorso. Nel caso della gestione della qualità e della tracciabilità, siamo convinti che la digitalizzazione possa offrire importanti vantaggi, di cui i principali sono:

• Modalità di raccolta dei dati più semplice e veloce, in quanto non si compilano moduli cartacei o si organizzano articolati sistemi di scambio di informazioni, ma si sviluppa un applicativo condiviso per l’inserimento in tempo reale di ogni dato;
• Meno errori umani e di scrittura, in quanto il processo è semplificato ed è assicurata anche la massima leggibilità di ogni informazione;
• Efficienza e ottimizzazione dei processi, senza sprechi di tempo;
• Analisi dei dati approfondita, in quanto tutte le informazioni che sono raccolte possono diventare anche elemento di ingresso per valutazioni e attività di reportistica, diventando doppiamente una risorsa irrinunciabile per l’azienda;
• Sicurezza dell’archiviazione, in quanto non cartacea, senza contare la riduzione dell’ingombro fisico di faldoni e cartelle.

Per facilitare ulteriormente i processi di tracciabilità e rintracciabilità, oltre ad usare applicativi e gestionali ad hoc, può sicuramente essere d’aiuto attrezzare operatori e fornitori di supporti quali tablet, smartphone o anche sistemi per la lettura dei barcode. In questo modo, si aumenta il livello di automazione della raccolta dei dati, con vantaggi anche in termini di tempi, sicurezza dei dati e precisione dei processi.

In conclusione, le possibilità sono molte e le potenzialità del digitale davvero significative. Se questo tema è di tuo interesse e vuoi saperne di più, la nostra Buiness Unit dedicata al mondo Enterprise è disponibile per offrire supporto o, semplicemente, per fornire risposte anche ai dubbi e alle curiosità più semplici.

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In realtà, questa doppia natura della qualità può essere superata, rendendola solo un punto di forza della propria realtà imprenditoriale.

Infatti, non si parla di qualità solo in riferimento all’adeguamento a specifiche norme di settore o alla ISO 9001, ma anche in diversi approcci manageriali alle organizzazioni, accomunati dall’obiettivo di assicurare elevate performance e un continuo miglioramento. Un tema, quindi, di indiscutibile valore per le aziende, ma che deve essere approcciato nel modo corretto. E soprattutto, con gli strumenti giusti.

Qualità non è solo formalità: i benefici per le aziende

L’obiettivo è quello di rendere la qualità un vero e proprio strumento operativo per il miglioramento continuo, abbandonando la concezione di “dover fare le cose, perché è obbligatorio”.

È chiaro che, per poter fare ciò, è necessario comprendere che lo scopo della qualità e del miglioramento continuo è quello di aiutare a gestire ogni processo in modo ottimale, per un risultato complessivo che assicuri crescita del business e soddisfazione del Cliente. La qualità, quindi, dovrebbe essere d’aiuto per garantire il giusto controllo su prodotti e attività, ma anche a ridurre gli sprechi ed efficientare ogni processo svolto. La qualità fornisce un metodo, un modo di affrontare il lavoro che permette di focalizzarsi sempre sul raggiungimento degli obiettivi prefissati. E in tutto ciò, il monitoraggio di ogni processo è indubbiamente importante. Fare qualità non è un’attività parallela alla quotidianità aziendale, ma uno degli elementi intrinsechi in ogni processo che viene svolto.

Gli strumenti della qualità devono essere specifici e su misura per la realtà in questione

Visti i principali benefici della qualità in azienda, è possibile discutere di alcuni punti effettivamente critici per molte realtà. La qualità e la conformità a specifiche normative, effettivamente, possono causare anche l’elaborazione aggiuntiva di documenti, registrazioni e procedure che potrebbero rischiare di appesantire o irrigidire l’organizzazione. In realtà, la scelta vincente è quella di comprendere come rendere ciò che è obbligatorio uno strumento utile e di monitoraggio per la realtà aziendale.

Registrare informazioni ed essere puntuali nei controlli, del resto, è fondamentale e la loro formalizzazione solo una sicurezza aggiuntiva. Deve sempre esser ricordato il fine ultimo, ma effettivamente potrebbe essere tutto complicato se non si possiedono gli strumenti giusti. Infatti, si dovrebbero individuare modalità specifiche per ogni realtà aziendale, che rispondano alle richieste normative, ma che siano adeguati e utili all’azienda. Per misurare l’adeguatezza di uno strumento si possono valutare alcuni principali aspetti: è di semplice gestione e utilizzo? Mi causa perdite di tempo inutili? Assicura un’adeguata conservazione nel tempo?

Ridurre la burocrazia grazie al digitale

Una volta compreso esattamente di cosa si ha bisogno e come si può lavorare in modo proficuo ed efficace, allora è possibile fare anche un ulteriore passo avanti e parlare di trasformazione digitale.

La digitalizzazione della qualità, infatti, aiuta indubbiamente a snellire i processi, riducendo anche i tempi necessari per registrazioni e attività. Ritornando alle domande del paragrafo precedente, si può dire che gli strumenti digitali per la gestione della qualità assicurano tutte risposte positive.

Si riducono i tempi necessari per la gestione della qualità e le informazioni sono più semplici da raccogliere, sono condivisibili e i dati analizzabili. Non si tratta, quindi, solo di ridurre sprechi di tempo o di semplificare la vita agli operatori incaricati, ma anche di trarre il massimo beneficio da ogni attività svolta. Pensiamo, ad esempio, alla gestione delle non conformità. Se il processo è gestito mediante applicativi digitali appositamente studiati, non si otterrà un mero elenco o un registro di eventi, ma una serie di report automatici relativi ai tempi di risposta, alle cause principali, agli errori più frequenti e così via. Sono i dati a trascinare scelte e valutazioni. Inoltre, si riduce chiaramente anche il rischio di errore e il livello di imprecisione.

Cosa può fare Klan.IT per te

Klan.IT lavora da anni per favorire la digitalizzazione dei processi aziendali, mettendo a disposizione delle aziende le proprie competenze ed esperienze. Partendo proprio dalla necessità dei Clienti in tema qualità, abbiamo lavorato a soluzioni implementabili in modo graduale e integrabili con altri sistemi, anche esistenti. Lo scopo è quello di offrire una suite completa che permette la gestione digitale della qualità, dalla condivisione di una procedura, alla gestione della manutenzione o della formazione, fino alla gestione delle non conformità. La nostra offerta, infatti, si compone di differenti elementi, valutabili singolarmente o nel loro complesso. Proponiamo soluzioni per il processo di manutenzione, di taratura e calibrazione, ma anche EDM e QMS, fondamentali per la gestione dei documenti, dei flussi e dei processi qualità. O ancora, sistemi I-trace per l’acquisizione dei dati necessari a documentare il processo di produzione e soluzioni per il Training.

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La gestione documentale in azienda e la digitalizzazione dei relativi processi è un tema di grande attualità, soprattutto in quelle realtà quotidianamente impegnate nella gestione di una grande mole di documenti, informazioni, moduli e registrazioni. Come in altri ambiti, anche qui le soluzioni IT possono contemporaneamente offrire strumenti per risolvere le principali criticità in essere e nuove opportunità di crescita e miglioramento.

Le soluzioni digitali: EDM, BPM e QMS

La gestione documentale in chiave digitale permette di risolvere tutte quante le criticità sopra indicate. Si parla di organizzare in modo adeguato il processo e gestirlo con gli strumenti migliori, considerato anche che è ormai strategico in tutte le aziende, soprattutto in quanto trasversale ad ogni reparto e funzione.

Come si deve procedere allora? Innanzitutto, grazie alla collaborazione di un partner esterno incaricato per lo sviluppo del software, si dovrebbe disegnare il processo e definirne input, output e risorse necessarie. Si deve considerare ogni cosa, come ad esempio il fatto che le informazioni e i documenti possono avere diversa provenienza (ad esempio cartacea, mail, gestionali o da altri sistemi informativi) e avere differente valore e significato (ci sono documenti legati alla qualità, all’amministrazione, di natura giuridica o fiscale, commerciale, ecc…). Ognuno di questi documenti deve (se non lo è già) essere digitalizzato ed entrare, in diversi momenti del proprio ciclo di vita, nel workflow documentale. Dopo di che si devono definire modalità di accesso, utenze e iter da seguire.

Nel dettaglio, comunque, le soluzioni IT per la gestione documentale prevedono:

• L’archiviazione dei documenti (EDM) in chiave digitale, per una conservazione sicura ed efficiente. Si crea un “contenitore” unico di tutte le informazioni e i documenti aziendali, gestendone in modo efficace anche gli accessi e la disponibilità. Si tratta di una sorta di data base condiviso e costantemente aggiornato.
• La gestione dei flussi documentali (QMS), così da standardizzare e semplificare anche lo stesso processo di generazione e gestione di un documento. Alcuni documenti nascono comunque sempre cartacei o provengono dall’esterno, per cui si provvederà semplicemente a digitalizzarli, per poi gestirne solo la distribuzione, la condivisione e l’archiviazione. Altri, invece, nasceranno solo in formato digitale e in questo caso si gestiscono anche le responsabilità (chi lo crea, chi lo approva, chi lo distribuisce, chi lo archivia), le modalità di generazione e approvazione, per poi comunque occuparsi della distribuzione, consultazione e archiviazione. Ogni passaggio relativo al ciclo di vita di un documento è sotto controllo ed efficiente.
• La gestione dei flussi di processo (BPM), attraverso cui digitalizzare tutti i processi aziendali che sono basati su documenti e informazioni. Uno su tutti è sicuramente quello della qualità, che prevede la corretta gestione dei reclami, delle non conformità, della formazione e del miglioramento continuo. Ma non è tutto qua, si pensi ad esempio al processo di approvvigionamento, che prevede una qualifica e un monitoraggio dei fornitori, la gestione di ordini e DDT.  O ancora, il processo commerciale, con offerte, gestione dei Clienti e così via.

Cosa può fare Klan.IT per te

Klan.IT, come partner Adiuto, offre ai propri Clienti una piattaforma web based finalizzata alla gestione dei documenti e dei relativi flussi. Si tratta di una soluzione pensata sia per le grandi aziende, che per le PMI, grazie anche al fatto che si presenta modulare e, quindi, attivabile in più step. Si può partire solo dalle funzionalità realmente necessarie, lasciando a momenti successivi l’avvio di eventuali integrazioni e riducendo al massimo l’impatto sull’operatività aziendale.

I vantaggi che derivano dall’introduzione del nostro sistema informativo per la gestione documentale sono molti, secondo noi i più importanti sono:

• L’adeguatezza a qualsiasi ambito e settore, anche quelli regolati come l’alimentare o il farmaceutico, tanto che è conforme al GAMP 5;
• Massima accessibilità, tanto che si possono utilizzare anche dispositivi mobile;
• La riduzione dei costi di gestione della carta, dato che non si acquista la stessa quantità di carta, si risparmia tempo dedicato alla ricerca e si riducono al minimo le stampe;
• Massima sicurezza per tutte le informazioni e i documenti;
• Efficientamento del processo di gestione per la qualità in azienda, che sfrutta una grande quantità di documenti.

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La manutenzione è un’attività essenziale per garantire la continuità operativa della produzione e la sicurezza per gli operatori. Il compito dei manutentori, infatti, è quello di assicurare una corretta gestione di tutti gli asset presenti in azienda, in modo da evitare problemi quali fermo macchina, guasti indesiderati. Un impianto fermo, del resto, è un impianto che non produce.

Per questo motivo, l’attenzione si è gradualmente spostata sulla prevenzione, abbandonando l’approccio di intervento a guasto. Ma la manutenzione preventiva non è l’unico cambiamento avvenuto nel mondo della manutenzione, protagonista anche della rivoluzione digitale. Software e soluzioni digitali sono “strumenti” nelle mani degli addetti alla manutenzione, che possono beneficiare di innumerevoli vantaggi, quali la riduzione dei tempi e una pianificazione più efficace degli interventi. I motivi per cui scegliere di digitalizzare il processo della manutenzione e installare un software CMMS sono diversi, li riassumiamo in 5 punti.

1. Pianificare e programmare gli interventi in modo semplice ed efficace

La pianificazione e la programmazione degli interventi di manutenzione è essenziale per garantire l’efficienza degli impianti e una loro maggior longevità. Inoltre, si predilige un intervento programmato ad uno straordinario a seguito di un guasto, in quanto la manutenzione ha impatto anche sull’operatività aziendale. Programmare, infatti, permette di ridurre le sovrapposizioni e le interferenze tra i diversi processi aziendali. Installare un CMMS significa digitalizzare l’intera pianificazione, automatizzando gli ordini di lavoro, gestendo in modo più semplice tutti gli asset, le scadenze prefissate e gli interventi. Senza contare che anche le richieste di intervento sono raccolte attraverso un unico strumento, tenendo traccia di ogni evento e standardizzando il processo.

2. Aumentare la produttività e ridurre i fermo macchina

Impianti e macchine in buone condizioni e sotto controllo significano anche maggior produttività, grazie alla riduzione dei tempi di fermo. Senza contare che, anche nel caso di manutenzione a guasto, l’intervento è più veloce ed efficace, proprio perché tutto è sotto controllo. Un CMMS, infatti, aiuta a pianificare le risorse e i costi, anche in base alle condizioni degli impianti, in modo da evitare ritardi o dimenticanze, affidare priorità e definire urgenze, evitando eventi che inficiano la produttività dell’azienda. Digitalizzare il processo di gestione degli asset e manutenzione, quindi, assicura importanti vantaggi operativi.

3. Favorire la condivisione di informazioni e documenti

Grazie all’uso di un CMMS nessuna informazione viene persa. Tutti i documenti, le schede tecniche, i manuali, i moduli di intervento, possono essere digitalizzati e archiviati in abbinamento a ciascun impianto censito e inserito nel software. Questo permette di avere sempre a disposizione tutte le informazioni che servono, anche durante gli interventi di manutenzione. Inoltre, registrando ogni attività e dato sul CMMS, è tutto condiviso tra gli altri addetti di manutenzione, favorendo anche la collaborazione e facilitando il lavoro quotidiano.

4. Gestire il magazzino ricambi

Un altro importante aspetto da considerare se si sta valutando l’installazione di un CMMS riguarda la miglior gestione del magazzino ricambi. Anche in questo caso, è tutto digitalizzato e registrato, tanto che si conoscono in tempo reale lo stato delle scorte e le necessità di acquisto, in quanto le giacenze sono monitorate. Sono noti i pezzi necessari per ogni intervento e si pianificano gli acquisti, evitando anche il problema opposto alla carenza di ricambi: un numero eccessivo di pezzi e un valore di magazzino che lievita inutilmente.

5. Rendicontare costi, analizzare dati

Implementare un CMMS significa digitalizzare dati e informazioni, anche in grande quantità. Oltre ai vantaggi già visti, questo permette di rendicontare e monitorare i costi. Pianificare e automatizzare la gestione degli interventi, riduce i guasti e la necessità di rilavorazioni, di conseguenza scendono anche i costi. Inoltre, è possibile sapere esattamente quanto si è speso per la manutenzione di ciascun impianto, valutando di conseguenza l’efficacia di quanto pianificato. Conoscere ciò che succede, analizzare fatti e cause, valutare andamenti storici, è essenziale per utilizzare un approccio sempre più strategico al mondo della manutenzione. Le decisioni si basano sui dati.

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• Cosa fa un Facility Manager e come mai si occupa di manutenzione
• La manutenzione 4.0 degli edifici
• I vantaggi della digitalizzazione

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Cosa fa un Facility Manager e come mai si occupa di manutenzione

La manutenzione è una delle attività che rientra nel Facility Management, ossia nella gestione delle strutture aziendali. Il Facility Manager è una figura professionale sempre più ricercata, con lo scopo di favorire una corretta conservazione dei beni e ottimizzare tutti quei servizi che ruotano intorno alla loro gestione. Il suo compito, infatti, è proprio quello di pianificare e progettare attività e servizi che permettano la miglior gestione degli ambienti di lavoro, così da supportare la continua operatività del business. Questo significa occuparsi di infrastrutture come reti telefoniche e di telecomunicazione, di sicurezza sul posto di lavoro, dei servizi offerti dall’azienda, ma anche soprattutto della manutenzione degli spazi e, di conseguenza, di tutti gli impianti che concorrono e renderli sempre adeguati allo scopo. Con l’avvento della digital transformation questo settore sta scoprendo nuovi strumenti e metodologie, che gli permettono di crescere e raggiungere i propri obiettivi in modo sempre più efficace. Un esempio è proprio l’uso di software quali il CMMS, per la gestione degli Asset.

La manutenzione 4.0 degli edifici

Proprio come accade in azienda con le macchine in uso, anche la manutenzione degli edifici e degli impianti che vi si trovano può essere gestita in modo innovativo. Questo non significa solo pianificare la manutenzione, ma anche anticipare i guasti e occuparsi della miglior conservazione possibile di ogni infrastruttura. Si parla così di manutenzione 4.0 anche al di fuori dell’ambito industriale, dove ha fatto i primi passi la manutenzione preventiva. Si apre anche il tema della manutenzione predittiva, che richiede tecnologie adeguate ed una corretta analisi dei dati. Ma ormai Intelligenza Artificiale, robotica, Internet of Things e così via sono protagonisti indiscussi anche nel mondo delle costruzioni e questo apre nuovi e interessanti scenari. Allo stesso tempo, utilizzare un software dedicato alla gestione degli Asset diventa importante quando la complessità di ciò che si gestisce cresce tanto, con sistemi sempre più evoluti ed integrati che, di conseguenza, richiedono interventi e attenzioni specializzati.

L’avvento delle nuove tecnologie permette di raccogliere e sfruttare sempre più informazioni e oggi, quando una caldaia Smart è in grado di comunicare in autonomia all’utente o al manutentore quando è necessario un intervento, è difficile pensare di affidare a strumenti quali un Excel il “compito” di registrare scadenze e pianificare interventi.

I vantaggi della digitalizzazione

Utilizzare un software per la gestione della manutenzione degli edifici e dei relativi impianti offre diversi interessanti vantaggi, che da un lato semplificano la vita del Facility Manager, dall’altro permettono di porsi obiettivi sempre più ambiziosi. Una prima cosa da considerare, infatti, riguarda proprio la maggior efficienza con cui è possibile gestire ogni intervento. La mappatura di tutti gli impianti da monitorare e la gestione digitale di interventi e scadenze riduce il rischio di errore, previene eventuali ritardi e, di conseguenza, assicura un livello di qualità maggiore.

Allo stesso tempo, il controllo di dispositivi e impianti aumenta, in quanto sono tutti monitorabili tramite il software (come ad esempio un CMMS), che permette anche di consultare lo storico di quanto fatto. Questo permette anche di raccogliere e analizzare dati, così che il Facility Manager possa redigere senza alcuna difficoltà anche i report, necessari all’azienda per prendere le migliori decisioni strategiche. Inoltre, la registrazione di tutti gli interventi e, in generale, degli eventi relativi ad un Asset, permette di rendicontare le spese in modo puntuale e di gestire efficacemente il budget assegnato, tracciando tutti i costi.Usare un sistema di questo tipo favorisce anche la condivisione di informazioni con le squadre di manutenzione e i fornitori. Sono semplificate, quindi, anche le richieste di intervento, che possono essere gestite in modo rapido, anche da mobile. Infine, si possono archiviare e conservare in modo sicuro diversi documenti, tra cui rapporti di intervento, ma anche manuali e libretti di istruzione.

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• Infografica
• Introduzione
• Automazione per ridurre i tempi e semplificare i processi
• Si riduce il rischio di errore
• Migliorare la gestione dei propri asset aziendali
• Aumentare il controllo dei processi
• Migliorare la gestione di dati
• Maggior sicurezza per informazioni e documenti
• Apparire come un’azienda moderna e in crescita
• Migliorare il rapporto e l’interazione con i Clienti 
• Rivolgersi ad un pubblico molto più ampio
• Essere pronti di fronte ad emergenze, come la pandemia

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La digitalizzazione delle imprese è la conseguenza di una vera e propria rivoluzione tecnologica iniziata, ormai, da alcuni anni. Sono ancora molti gli imprenditori che si domandano quali siano i reali motivi per avviare la trasformazione digitale, ma è bene fare attenzione ad attendere troppo. Il mondo di Internet e le nuove tecnologie hanno un impatto diretto sull’operatività aziendale e sulle dinamiche di mercato, tanto da causare la nascita di nuovi modelli di business e strategie. Ignorare quanto accade intorno alla propria azienda, da sempre, non è la soluzione vincente. Certamente non si tratta di un cambiamento che si avvia senza adeguate riflessioni, dato che per digitalizzare i processi sono necessarie una certa progettualità, le giuste competenze e conoscenze, ma è tutto facilmente realizzabile. Il consiglio, infatti, è quello di rivolgersi a consulenti e società qualificati, che possano accompagnare l’azienda in questo percorso. Noi di Klan.IT, ad esempio, ci occupiamo da più di 20 anni di digitale e mettiamo a disposizione dei nostri Clienti esperienza e competenza di alto livello, per progetti su misura.I tempi per affrontare il cambiamento in azienda, quindi, sono ormai maturi e il fatto che in tanti non abbiano ancora avviato un vero e proprio processo di trasformazione rende ancor più urgente accelerare questa decisione e assicurarsi un certo vantaggio competitivo. Ma per gli imprenditori che ancora non ne sono convinti, ecco 10 motivi per cui digitalizzare la propria azienda.

1. Automazione per ridurre i tempi e semplificare i processi

Automatizzare processi e procedure permette di essere più veloci rispetto a quando avviene se si esegue tutto manualmente. Una conseguenza diretta, poi, è la semplificazione dell’operatività aziendale. Inoltre, le risorse umane possono essere riorganizzate secondo le reali necessità, facendo loro eseguire solo quelle attività a reale valore aggiunto.

2. Si riduce il rischio di errore

Oltre a ridurre i tempi, sostituire il controllo manuale con degli automatismi riduce il rischio di errore. Un discorso valido sia a livello operativo, che amministrativo.

3. Migliorare la gestione dei propri Asset aziendali

La gestione digitale degli asset aziendali, tramite software come i CMMS, assicura un maggior controllo degli stessi. Mappatura, registrazione degli interventi, gestione del magazzino ricambi, monitoraggio da remoto, sono solo alcuni degli esempi di ciò che si può implementare.

4. Aumentare il controllo dei processi

Il controllo dei processi aumenta da un lato grazie all’automazione, che riduce il rischio di deviazioni, dall’altro il monitoraggio in tempo reale e da remoto del loro avanzamento. È bene ricordare che, grazie all’IoT, tutto può essere connesso e costantemente monitorato.

5. Migliorare la gestione dei dati

Grazie al digitale è possibile raccogliere molti più dati in ogni area aziendale, per poi effettuare analisi automatiche mediante software, con indicatori che trasmettono in tempo reale un’immagine dell’andamento dell’azienda.

6. Maggiore sicurezza per dati e informazioni

Il tema della sicurezza di dati e informazioni non è mai banale ed è vero che sia il mondo fisico, che quello virtuale, hanno i loro pregi e i loro difetti. Però, è bene sottolineare che la conservazione e gestione digitale dei documenti è sicuramente più efficace e, in realtà, sicura. Utilizzando soluzioni quali sistemi EDMS è possibile gestire in modo sicuro l’archiviazione documentale, i sistemi QMS inoltre ne gestiscono l’intero flusso in azienda. Si tratta di soluzioni vincenti anche per migliorare le proprie performance, la collaborazione  e rendere sempre più efficaci i sistemi di gestione per la qualità in azienda.

7. Apparire come un’azienda moderna e in crescita

Al di là dei vantaggi operativi, un processo di digitalizzazione dell’azienda trasmette al mercato un’immagine di un’impresa sana, in crescita e orientata al futuro. Un vantaggio che non va assolutamente trascurato.

8. Migliorare il rapporto e l’interazione con il Cliente

La tecnologia offre moltissimi nuovi strumenti per gestire il rapporto con il Cliente. Dai CRM alla creazione di nuovi canali di contatto e comunicazione virtuali, le interazioni con il Cliente possono cambiare molto, fino a diventare vere e proprie esperienze. I feedback raccolti, poi, possono essere nuovo motore di cambiamento in azienda, favorendo l’evoluzione di un servizio e prodotto sempre più customer-centric.

9. Rivolgersi ad un pubblico più ampio

Trasformazione digitale non significa solo nuovi modelli di interazione con i Clienti in essere, ma anche nuovi canali per comunicare con sempre più persone. Grazie ad Internet, si superano i confini fisici e si amplia notevolmente il pubblico a cui ci si può rivolgere. Ne sono un esempio ormai noto gli e-commerce, che permettono di vendere in tutto il mondo.

10.  Essere pronti di fronte ad emergenze, come la pandemia

Come ultimo vantaggio, non certo per importanza, ci sono la flessibilità e l’agilità che derivano proprio dall’utilizzo di sempre più strumenti digitali. Non si parla solo di Smart Working, che è uno dei tanti esempi, ma di un nuovo modo di strutturare l’intera azienda, sempre pronta ad adattarsi ai cambiamenti esterni.

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